Forfallshåndtering

Vi går videre i presentasjonen av DigDems funksjonalitet, og neste ut er forfallshåndtering!

Sett deg inn i dette scenarioet:


En møtedeltaker melder forfall. Sekretariatet sitter egentlig i en intens behandling av innsynsbegjæringer, men har ikke noe annet valg enn å finne en erstatter til møtet. Sekretariatet må bla i registeret for å finne det aktuelle varamedlemmet, for så å ta seg tid til å kontakte vara for å forespørre om vedkommende kan stille på møtet. Det går mange dager uten at sekretariatet hører noe fra varamedlemmet. De river seg i håret av frustrasjon, og biter negler i redsel for at hele møtet skal bli spolert. Attpåtil har sekretariatet en million andre ting de heller skulle brukt tiden sin på. Situasjonen er helt håpløs.


Kan du relatere?

Kanskje ikke helt, og vi håper at det ikke er fullt så ille. Likevel vet vi at forfallshåndtering og innkalling av vara er noe sekretariatet bruker mye tid på. Tid som kunne vært spart og brukt på andre oppgaver. Vi vil ikke kunne automatisere prosessene fullstendig i DigDem, men vi har automatisert det så mye som mulig for å frigjøre tid til annet arbeid.

Slik fungerer forfallshåndtering i DigDem

Når en møtedeltaker ikke har mulighet til å delta i et møte, sender vedkommende søknad med oppgitt grunn til forfall, som sekretariatet godkjenner eller avviser.

Innsendt søknad om forfall.

Hvis sekretariatet innvilger søknaden, sendes en automatisk innkallelse til vara på e-post og/eller SMS. Det vil sendes daglig påminnelse på e-post om innkalling frem til vara har avgitt svar. Sekretariatet kan også velge påminnelse via SMS. Ved innkallelse og påminnelse via SMS vil det påløpe ekstrakostnader.

Automatisk innkallelse av vara.

Løsningen vil ha statistikk for oppmøte og forfall for politikerne, og de kan selv se sin egen statistikk. Sekretariatet kan hente ut rapporter på statistikken.

Statistikk over oppmøte og forfall.

I DigDem får dere komplett saksbehandling fra et moderne brukergrensesnitt, som vil gjøre forfallshåndteringen mye mer effektiv!