Webinar: Askøy kommune forteller om deres erfaringer

Onsdag 12. mai avholdt vi nytt webinar om DigDem, hvor blant annet Marius Thorstensen fra Askøy kommune var med. Vi samarbeidet tett med Marius da Askøy gikk til anskaffelse av DigDem, og på onsdag fortalte han om deres erfaringer og gevinster med DigDem.

Møtte på utfordring med Zoom i desember

Da pandemien inntraff brukte Askøy først Zoom til å gjennomføre digitale møter. Dette fungerte, men innebar tunge manuelle prosesser som ikke gjorde møtene fullt så effektive. I desember møtte de også på en utfordring da Zoom gjorde en systemoppdatering. Oppdateringen satte kommunen ut av spill, særlig knyttet til votering i møtene, da denne funksjonaliteten forsvant.

Det var da kommunen begynte å se etter en løsning som kunne avhjelpe hovedproblemet med digital votering. Samtidig så de at funksjonalitet for talerliste også kunne være lurt å ha. Under sondringen av markedet oppdaget de DigDem, og gikk til anskaffelse av DigDem Light. De valgte Light-løsningen da denne ville løse de kortsiktige problemene med talerliste og votering.

Vi lanserte DigDem Light da pandemien inntraff, for å avhjelpe de akutte problemene som oppsto i forbindelse med gjennomføring av digitale møter. Dette er en versjon av DigDem med forenklet funksjonalitet, for kunder som kun har behov for det mest grunnleggende i møteportalen. Kontakt oss på info@digdem.no om du lurer på noe knyttet til løsningen.

Kun fem virkedager til klar løsning

Marius fra Askøy kunne videre fortelle at fra de først viste interesse for DigDem overfor Jupiter, tok det bare fem dager før møteportalen var klar for bruk i Askøy kommune. Det var dermed så kort tid som fem virkedager fra første kontaktpunkt med Jupiter, til løsningen var satt opp.

– Vi var helt avhengig av god bistand og fleksibilitet i møte med leverandøren, og det opplevde vi fra Jupiter.

I denne forbindelse må vi bemerke at Marius og resten av teamet fra Askøy også var på hugget og samarbeidsvillige. Dette var en viktig bidragsyter til at alt gikk så raskt. Vi hadde tett dialog ved utforming av kontrakt og databehandleravtale, slik at alt det nødvendige kom raskt på plass.

Vi var helt avhengig av god bistand og fleksibilitet i møte med leverandøren, og det opplevde vi fra Jupiter.

Marius fortalte også at de fikk god støtte fra DigDem-teamet til opplæring, og at dette har fortsatt også etter de tok i bruk løsningen.

– Veien til leverandør er kort og enkel. Det er lett å ha tett dialog med Jupiter.

Sparer tid, ressurser og unngår misforståelser

Askøy kommune har nå brukt DigDem Light i fem måneder. Marius fortalte at de sparer både tid, ressurser i forbindelse med møtene, og unngår fare for misforståelser. Misforståelser oppstår sjelden når alt foregår i møteportalen. Tidligere ble eksempelvis forslag sendt på e-post til sekretariat, og det kunne oppstå uklarhet knyttet til om forslaget var mottatt og kommet med. Ved å sende forslag i DigDem får alle møtedeltakere oversikt over forslagene som er kommet inn. Slik elimineres faren for misforståelser.

En av hensiktene med DigDem før utviklingen begynte, var nettopp å unngå feil og misforståelser. Ved å samle alle prosesser i løsningen, blir det mindre sannsynlighet for manuelle feil. Vi er glad for å høre at dette ivaretas i dagens løsning.

Også talerliste-funksjonaliteten har vært helt vesentlig, forteller Marius.

– Funksjonalitet for talerliste har gitt vesentlig gevinst på oversikt og effektivisering i møtene.

Som de fleste andre DigDem-kunder, har også Askøy funksjonalitet for storskjermvisning. Marius fortalte at kvaliteten på denne er mye bedre enn kvaliteten på ren streaming fra Zoom, slik de brukte tidligere. Storskjermvisningen gjør det enkelt og oversiktlig å følge gangen i møtet.

– Vi ser for oss å videreutvikle måten vi bruker DigDem på

Med den gode dialogen Askøy hele tiden har hatt med Jupiter, ser de for seg å videreutvikle bruken av møteportalen.

– Vi ser for oss å kunne videreutvikle måten vi bruker DigDem på i samarbeid med Jupiter

Nå planlegger Askøy for bruk av DigDem i fysiske møter, og er samtidig i gang med å se på en mer langsiktig plan ved bruk av møteportalen. På sikt ønsker de mer funksjonalitet også for saksbehandling, og vil se på løsninger for dette.

– Forhåpentligvis vil dette skje i et tett samarbeid med Jupiter.


Ønsker du å se hele webinaret fra 12. mai? Send oss en mail på info@digdem.no, så gir vi deg tilgang.