Mange er blitt rutinerte på digitale møter de siste årene. Det er likevel en del forberedelse som alltid kan være lurt å gjøre i forkant av møtet. Vi deler her noen tips til både møteleder og møtedeltaker, som kan være lur å ha i bakhodet før møtene.

Tips til møteleder

1. Send ut innkalling i god tid før

Mange organisasjoner og styrer har egne regler for når møteinnkalling må sendes ut. Uansett er det lurt å være ute med innkalling i god tid i forkant. Det gir folk tid til å planlegge og øker ofte deltakelsen.

2. Sett påmeldingsfrist

Det er en stor fordel å vite hvor mange som skal delta i møtet. Vår erfaring er at dersom man ikke har en påmeldingsfrist, kommer det ofte mange påmeldinger og henvendelser i siste liten. Dette gir mindre forutsigbarhet med hensyn til hvor mange som skal delta i møtet. En annen ulempe er at man ikke nødvendigvis vet hvem man venter på når møtet skal starte.

I DigDem kan denne utfordringen løses ved å sette en frist for mulighet til selvregistrering til møtet. Det vil da ikke være mulig å registrere seg til møtet etter at fristen er passert.

3. Legg ut møteagenda

Det er lurt å gjøre møteagenda tilgjengelig slik at folk kan forberede seg med bla. innlegg og forslag. I DigDem kan møteagenda legges ut i forkant av møtet, og man kan finne frem til aktuelle møtedokumenter.

4. Gi nødvendig info om møtesystemet

Det kan være lurt å dele en enkel «bruksanvisning» med de mest sentrale funksjoner i møtesystemet som skal benyttes. Tenk over hva som er essensielt for deltakerne å vite når de skal delta i møtet, enten det er i DigDem, Teams, Zoom eller en annen løsning.

I DigDem tilbyr vi et dokument med brukerveiledning, i tillegg til at løsningen har en innebygd kontektsrelatert hjelpefunksjonalitet. Denne kan klikkes frem i alle deler av DigDem, og viser nødvendig informasjon om hvordan man bruker den aktuelle delen av løsningen.

Tips til møtedeltaker

1. Test mikrofon, høyttaler og kamera

Klassiske problemer i digitale møter er at en mikrofon ikke fungerer, en deltaker hører ingen av de andre og et webkamera vil ikke slå seg på. Sørg på forhånd for at dette fungerer på din enhet, så slipper det å gå ut over møtetiden.

2. Sjekk nettverkstilgang

Flyten i møtet blir raskt dårligere når noen har hakkete lyd eller kamera. Det kan være lurt å kjøre et test-møte for å sikre at ditt internett er godt nok for å kjøre møtesystemet med både kamera og lyd på.

3. Gjør en test-innlogging

For å unngå stress rett før møtet, er det lurt å sjekke at du får til å logge deg inn i møtet på forhånd. Se at du har rett lenke og evt. brukernavn og passord.

4. Gjør deg kjent med systemet

Hvis dere skal benytte et møtesystem du ikke har brukt før, kan det være lurt å navigere litt rundt i løsningen på forhånd for å se hvor ulike funksjoner er. Gjør deg gjerne kjent med knapp for av/på mikrofon og kamera, stemmeavgivning, evt. talerliste

Vi håper tipsene kan være til nytte, og ønsker dere godt møte!